Questione di etichetta – Il galateo dell’Out of office

Risposta automatica “Out of office”: sì, ma per quanto? E perché? E quando torni? Dopo mesi di smart working in cui tutti eravamo “out of office” ora si pone il problema: “cosa metto nella risposta automatica della mail quando vado in vacanza?”. 

Ecco un vademecum su come gestire in modo chiaro ed elegante la comunicazione a clienti, colleghi o collaboratori per dire nelle risposte automatiche della nostra posta che saremo proprio in vacanza e che il nostro “out of office” è proprio out, anche dal lavoro smart.

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• Come per tutte le comunicazioni scritte, ci vuole un saluto iniziale: “Buongiorno” va bene sempre, oppure “Ciao”, se lavorate in un ambiente poco formale.

• Va poi spiegata la ragione per questo messaggio automatico e quindi il motivo dell’assenza. Va specificato se si tratta proprio di una vacanza, durante la quale non leggerete le email, oppure di una vacanza in cui presidiate la posta ma la riposta potrebbe avere tempi più lunghi.

• Indicate sempre la data di inizio assenza e la data di ritorno all’operatività.

• Importante anche indicare un recapito adatto a gestire le eventuali urgenze.

• Attenzione al tono del messaggio che scrivete, deve essere gentile e professionale, chiedendovi se potrebbe essere percepito come sgarbato. Evitate frasi tipo “per urgenze improrogabili potete contattare xxx”. Un’urgenza è un’urgenza, chiaro che non è prorogabile. Molto meglio così: “In caso di urgenze, sono sempre raggiungibile qui…”. È anche possibile indicare una persona diversa da noi da contattare per le urgenze; in questo caso può essere importante indicare il ruolo di questa persona rispetto al nostro (la mia collega, il mio assistente, la mia responsabile), in modo da far comprendere che è a conoscenza delle nostre attività e può essere oggettivamente utile in sostituzione nostra.

• Per chi fa un lavoro in cui la privacy dei clienti è importante, come per esempio gli avvocati o gli agenti assicurativi, è bene indicare un’email per le emergenze o un’orario in cui si è raggiungibili telefonicamente. Diversamente si può chiedere prima l’autorizzazione ai clienti per lasciare le loro pratiche a un collega se già non è conosciuto e fa parte del team.

• Alla fine va aggiunto il saluto finale: “Cordiali saluti, con i nostri migliori saluti, cari saluti”, tenendo conto del livello di formalità del vostro target.

• Ricordatevi di impostare anche la segreteria telefonica del telefono fisso ed eventualmente anche di quello cellulare. Anche qui con un messaggio gentile, con un tono di voce cortese e professionale.

Katharina Von Bruchhausen. Tedesca di nascita, milanese d’adozione, ora risiede a Bolzano e si occupa di consulenza di business etiquette.
Nel 2013 ha fondato la KvB Galateo (kvb-galateo.it), la prima accademia internazionale di galateo e comunicazione per chi vuole migliorare la propria immagine